Approvazione Preventivi
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L'approvazione preventivi permette di inserire uno o più controlli sulle offerte che vengono redatte dal crm da parte di alcuni utenti e/o gruppi. Questo fa sì che se viene emesso un preventivo in uno stato confermato o chiuso-accettato, parta in automatico una regola di controllo sollecitando i responsabili dell'approvazione a verificare il documento per poterlo inviare al cliente.
Il commerciale che l'ha redatto potrà comunque generare il PDF: queesto però sarà in filigrana "bozza" fino al momento in cui l'approvatore non confermi il documento.
Come si imposta
Da SETUP>Configurazione, seleziona il menu Approvazione, quindi Approvazione Preventivi e clicca su Nuovo:
- Titolo: il nome della regola di approvazione
- Responsabili dell’approvazione: gli utenti che dovranno verificare il documento mandato in approvazione
- Ordine di esecuzione: se ci sono più settaggi nella pagina delle approvazioni (dove abbaimo cliccato nuova per inserire questa regola), l’ordine detta il criterio di esecuzione delle regole
- Tipo controllo: AND devono essere verificate le regole di approvazione che verranno inserite sotto per tutte le righe del documento; con OR ne basta una di verificata per scatenare l’approvazione
- Invia approvazione a: chi riceverà la notifica di approvazione, oltre a trovarsi il documento da approvare nella apposita sezione
- Utenti/gruppi che scatenano l’approvazione: si indica i soggetti e/o gruppi coinvolti nella regola
- Regole di approvazione: si indicano i parametri che fanno sì che un documento passi per l’approvazione. I criteri sono fissi (sconto ponderato sull’intero documento, sconto per singola riga, etc.). Il nome è a scelta dell’utente, così come il valore. Il campo estensione serve in caso di plugin ad hoc sviluppati per il cliente.
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Warning
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| l'utente responsabile dell'approvazione non può essere anche un utente dell'approvazione (soggetto quindi alla regola) |
Come funziona operativamente
L’utente che è soggetto all’approvazione crea il preventivo normalmente: può inserire lo sconto che desidera, gli importi e le quantità e salvare il documento (che di default è in stato bozza).
Una volta che l’offerta è definita, per scatenare l’approvazione deve impostare lo stato del preventivo in Confermato o chiuso/accettato: in questo modo il sistema verificherà le condizioni e avviserà che il documento deve essere approvato.
Cliccando su
OK, ai responsabili verrà notificato il documento in attesa di approvazione.
E’ possibile anche inserire anche una nota per l’approvazione.
- Coloro che dovranno approvare il documento, in Vendite approvazioni lo visualizzeranno in questo modo:
- Il documento nel frattempo verrà visualizzato così in elenco:
- Mentre una volta approvato:
- E all’interno del documento:
- Mentre i responsabili dell'approvazione riceveranno una mail per poter accedere al menu di approvazione oppure cliccare direttamente per approvare dalla mail il documento
